Morelia, Michoacán (MiMorelia.com).- Muchas personas creen erróneamente que estudiar Excel es solo útil cuando se sigue la carrera de contabilidad. Si bien, aquella carrera hace uso de este programa, su utilidad se extiende mucho más allá. Se trata de un software que permite el análisis de datos en muchas formas y no exclusivamente en números.
Desde que Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985 esta hoja cálculo se ha convertido en una herramienta de gran utilidad para todo tipo de usuarios, pero imprescindible para la gestión administrativa y financiera de las empresas, ya que es habitual encontrar en las empresas hojas de cálculo con modelos de facturas, presupuestos, amortizaciones del inmovilizado, previsiones de tesorería, hojas de control de caja, cuadros de amortización de préstamos, hojas de control de líneas de financiación, etc.
Hoy en día, Excel posee muchas funciones colaborativas, especialmente si consideramos su compatibilidad con Google Drive y en caso de pérdida de archivos es compatible con software de terceros como Wondershare Recoverit. Estas pueden ayudarte a continuar con el funcionamiento regular de tu empresa sin importar dónde se encuentre el resto de los colaboradores. Ello resulta especialmente relevante en el contexto actual.
Trucos para trabajar en Excel
Existen varios trucos o atajos de teclado que ayudan a ahorrar tiempo y ser más productivo a la hora de utilizar este programa informático. Empezamos por los más básicos. Poner la fecha y hora automáticamente. Si pulsamos “Ctrl” y “:”, aparecerá la fecha y la hora de manera automática en la celda que hayamos seleccionado.
También se puede Insertar más de una fila o columna a la vez, arrastrando el cursor y seleccionando la cantidad de filas o columnas que quieres añadir. A continuación, hacer clic en el botón derecho sobre el área seleccionada y pulsa “insertar”. Y si quieres ajustar el tamaño deberás pulsar "Alt" junto con las teclas O o I.
A la hora de Navegar entre hojas, puedes hacerlo en un mismo archivo. Bastará con añadir tres hojas con el botón + que encontrarás en la parte inferior. Podrás darle un nombre diferente a cada hoja, de forma muy sencilla. Simplemente haz clic dos veces sobre el nombre de la hoja y lo podrás cambiar. Puedes cambiar el color de las pestañas, haciendo clic con el botón derecho sobre el nombre de la hoja y pulsando Color de etiqueta.
Normalmente solemos utilizar Excel para tablas y cálculos por lo que sumar es imprescindible para realizar las operaciones que queramos. Por ejemplo, sumar alumnos que han ido a clase o sumar productos en stock. Para ello, simplemente tienes que seleccionar la celda final de la fila o columna que quieres sumar y pulsar Alt+ para que comience. La suma se hará de toda la fila o columna seleccionada.
Una vez que estés familiarizado con Excel, con sus hojas y con sus celdas, debes saber que hay una serie de atajos de teclado que te van a servir para simplificar operaciones. Para hacer selecciones de celdas, realiza automáticamente operaciones, restringir a un conjunto de celdas las acciones que quieres realizar… Con apenas dos o tres teclas de tu teclado podrás hacer cientos de cosas en tu hoja de cálculo de Excel sin esfuerzo y sin volverte loco pensando en qué menú o submenú de la barra de herramientas se encuentra esa opción.
¿Cómo recuperar archivos Excel no guardados?
Debido a un fallo eléctrico repentino, error interno de Microsoft Office, Excel no responde inesperadamente u otras razones desconocidas, es bastante fácil para los usuarios de Microsoft Office perder su archivo de Excel sin guardarlo. Cuando ocurre tal desastre, lo mejor es dejar de usar Excel y las herramientas de Office de inmediato y recurrir a las varias maneras de recuperar archivos sin guardar o perdidos que brinda Windows.
Recuperar Excel no guardado mediante la Recuperación de Documentos
Si has guardado el archivo de Excel anteriormente, pero los últimos cambios que has hecho no se han guardado porque Excel/sistema se ha estropeado o se ha apagado, puedes recuperar la edición no guardada con la función de Recuperación de Documentos. Primero debes abrir la aplicación Excel, buscar "Recuperado" y hacer clic en "Mostrar archivos recuperados"; el panel "Recuperación de documentos" mostrará los archivos no guardados, ya lo siguiente será abrir y guardar el que necesites.
Restaurar archivo Excel no guardado desde la Carpeta Temporal
Los archivos temporales funcionan como copias de seguridad. Si pierdes el archivo de Excel no guardado, puedes encontrar el archivo temporal y recuperarlo. Puedes ir a la siguiente ruta para encontrar el archivo Excel no guardado: C:\Users\[username]\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
O puedes hacerlo con las guías que aparecen a continuación.
Abre Excel y haz clic en "Archivo" > "Información" > "Administrar libro".
Haz clic en "Recuperar libros no guardados" en el menú desplegable.
Selecciona el archivo no guardado y haz clic en el botón "Abrir". Luego, en la ventana emergente, elige "Guardar como" para recuperarlo.
Primero se debe ir a la aplicación de Excel, hacer clic en "Archivo" > "Abrir" > "Recuperar libros no guardados" en la parte inferior y después buscar el archivo de Excel que has perdido y hacer doble clic en él para abrirlo en Excel. Luego, pulsar el botón "Guardar como" para recuperarlo.
Puedes configurar y cambiar los ajustes de la Recuperación Automática de la siguiente manera. Abriendo Excel y haciendo clic en "Archivo" > "Opciones". En el panel de navegación izquierdo, hacer clic en "Guardar"; cambiar la duración de la recuperación automática en "Guardar información de recuperación automática cada xx minutos" y hacer clic en "Aceptar".
Recuperar un archivo de Excel con un software de recuperación de datos
También existe la opción de recuperar un archivo de Excel con un software de recuperación de datos como Wondershare Recoverit. Esta herramienta soporta recuperación de datos de USB, papelera de reciclaje, disco duro, tarjeta de memoria, cámara digital y videocámaras y es capaz de recuperar datos en diferentes situaciones, como eliminados, formateados, de daño de disco duro o sistema, ataque de virus.
En este caso debes seleccionar el tipo de archivo primero y después "Recuperar Archivos Eliminados". Aquí todos los discos o particiones en tu ordenador serán detectados y mostrados. Necesitas elegir el lugar en donde tu archivo de Excel perdido fue guardado por última vez y escanearlo. En este paso, Recoverit va a escanear el disco que seleccionas y espera unos minutos por favor.
Luego del análisis, todos los archivos recuperables se muestran en el resultado de la exploración. Puedes comprobarlos uno por uno. Marca aquellos que quieras y haz clic en "Recuperar" para guardarlos con un sólo clic. Los expertos aconsejan no guardar los archivos de Excel recuperados en el lugar original otra vez. Encuentra otra partición o disco externo para almacenarlos. Esto asegurará que no se pierdan otra vez.
Sin dudas, Excel es uno de los programas más prácticos y utilizados en la actualidad. Su uso es fundamental en temas de contabilidad, marketing, ventas y más. El conocimiento de este programa abre puertas al mundo laboral, ya que en cualquier empresa son necesarios estos conocimientos, de ahí la importancia de aprender a trabajar con él y saber los mecanismos existentes para recuperar información en caso de perder archivos.