Diagrama de flujo de trabajo en equipo: ¿Cómo usarlo?

Sepa qué es, cuándo conviene utilizarlo y cómo emplearlo.
Diagrama de flujo de trabajo en equipo: ¿Cómo usarlo?
UNSPLASH

Morelia, Michoacán (MiMorelia.com).- Gestionar los tiempos del trabajo y el trabajo mismo es clave, por obvio que suene. Para ello es importante visualizar las tareas y hacer que quienes integran un equipo permanezcan conectados. Y, para esto, lo mejor es valerse de diagramas de flujo de trabajo en equipo.

¿Por qué son tan útiles estos diagramas? Porque ayudan a evitar distracciones, desviaciones, embudos o cuellos de botella que en un proyecto de trabajo puedan generarse. En los diagramas de flujo de trabajo en equipo, entre otras cosas, son comunicados tanto los objetivos como los deadlines en tiempo real.

De hecho, pueden emplearse en distintos procesos, como ser la incorporación de empleados o hacer más fáciles casos de uso y testimonios. Todo esto, porque los diagramas de flujo son excelentes cuando de visualización de tareas y flujos de datos se trata.

A partir de este artículo, pues, partiendo de la explicación cabal del concepto de este tipo de diagramas, la idea es que los lectores puedan comprender su uso. Y, claro, adoptarlo en caso de considerarlo necesario.

Primero lo primero: qué es, exactamente, un diagrama de flujo de trabajo

También conocido como flujograma, se trata de una especie de resumen representado de forma gráfica. Un resumen, en realidad, de un proceso o sistema de negocios. Por lo general, estos diagramas son empleados para la visualización de proyectos de complejidad luego de haberse llevado a cabo una investigación.

Creado el diagrama de flujo de trabajo en equipo, habrá una visión más clara y bien detallada de las tareas, apoyada sobre las metas y el cronograma general.

Este tipo de diagrama se vincula directamente con el mapeo de proceso de negocios usados para el desarrollo total de esos mismos procesos. Mientras el mapa de un proceso describe cada paso con celoso detalle, el diagrama de flujo representa visualmente cada una de las etapas.

¿Por qué, entonces, se habla de diagrama de flujo de trabajo en equipo? Debido a que la meta de esta representación gráfica no es otra que que los miembros de un equipo de trabajo comprendan perfectamente sus tareas, objetivos, responsabilidades y roles en el proyecto en el que trabajen.

Cuándo utilizar este tipo de diagramas

Establecido que se trata de la representación visual de un proceso, puede utilizarse tanto en uno nuevo o en otro que se desee editar o modificar. Por caso:

  • Un proceso en el que debe optimizarse el recorrido de los clientes.

  • Un proyecto que incremente la retención y mejore la satisfacción de los clientes.

  • Un proceso que automatice cada una de las tareas que se desarrollan manualmente y son relativas a los datos de los clientes.

Es importante entender que el diagrama de flujo de trabajo es posterior al mapeo de negocios y previo a que ese proceso sea automatizado. ¿Por qué? Porque el mapa de procesos aporta información necesaria para que los integrantes del grupo de trabajo conozcan en la previa de realizar el trabajo.

El diagrama de flujo, en cambio, es global: una representación visual útil para echar luz sobre las metas generales comprendidas por el proceso en su conjunto.

5 pasos para crear un diagrama de flujo de trabajo

1. Escoja el tipo de flujo de trabajo

Para dar con el que mejor se adecue hay que contemplar qué funciones precisa el proceso en el que se trabaja. Se debe comprender la complejidad, cuántas personas involucra…

Aunque es cierto que el flujo puede ser adaptado durante la marcha, es realmente más simple si la decisión es tomada con antelación. De este modo se sabrá puntualmente la complejidad.

2. Determine los puntos de inicio y final

Estos son los que son representados con óvalos. Para determinarlos, lo ideal es pensar bien cuándo comienza y cuándo culmina el proceso. También, si existe algún paso que finalice el proceso. Los puntos de inicio y final son útiles para transmitir de modo efectivo cuándo comienza y finaliza dicho proceso.

3. Compilar los datos precisos

Se trata de conectar con todos los participantes para juntar la información y entender las etapas del proceso. Una reunión inicial puede ser una muy buena idea; una reunión con todas las áreas involucradas (y sus respectivos líderes).

Como los datos pueden diferir, hay que contemplar los pasos para concluir el proceso, sus participantes y cualquier dato que pueda ser de utilidad para los lectores.

4. Suprimir lo ineficiente

Llega el momento del análisis y eliminar las ineficiencias que puedan haber surgido. Lo que se debe es poner bajo la lupa de análisis antes del diseño del flujo de trabajo para evitar problemas futuros. Algunos ejemplos de las ineficiencias que pueden surgir son la falta de recursos o problemas con el desarrollo del proceso.

Es ideal que se documenten las ineficiencias detectadas para darles seguimiento y ocuparse de solucionarlas.

5. Diseñar el flujo de trabajo

El último paso es la construcción del flujo. Debe reunirse toda la información de las unidades, los puntos de datos y las ineficiencias para representarlas en el diagrama de flujo de trabajo en equipo que se ha escogido.

Es importante, también, comprender que cada proceso difiere de otro, por lo que cada diagrama será construido de un modo distinto, que lo vuelve único.

fgmm

Síguenos en Google News para estar todo el tiempo informado: MiMorelia.com

Más vistas

No stories found.
Mi Morelia.com
mimorelia.com